データベースの達人

画像の中に、関連ファイルをリンク保存できるデータベース「エコノミー･メールイン」を、中小企業といわれる実務会社こそが使いこなせば、「ヒト･モノ･カネ」プラスアルファの大きな効果が期待できます。
一般に中小企業の場合、毎日の業務が押し寄せてきて、社内のことは後回しになると言う例が多いように思います。こうした現実は、中小企業自体が自社ブランドなり大手企業のシステムに組み込まれている場合には少し違うかもしれませんが、ほとんどの「下請負」的な仕事の流れの中で日常業務をこなしている場合身につまされている経営者は少なくないと感じています。
「ほうれんそう」＝報告･連絡･相談という言い古された言葉がありますが、実際にはどうでしょう。問題意識や、先見性のあるなしで、担当者からの「ほうれんそう」レベルはいろいろとあるのではないでしょうか。
上司や経営者は「どんな小さなことでもいいから報告しろ」とか、「問題がおきたら必ず相談しろ」と言います。もちろん基本中の基本ですから、改めて何をかいわんやと思われる方もいるでしょうが、問題は「報告･連絡･相談」の中身についてどれだけ具体的に把握できるかと言うことと、万一「報告･連絡･相談」漏れがあった場合、取り返しのつかない状況に陥る危険性もあるのだと言うことを、経営者自身が、ひいては発注者の側でも十分に意識していなければならないことだと思うのです。
前回も書きましたが、プール事故の場合なども、当然いくつかの問題が輻輳していました。しかし、管理を請負った企業内に今回連載で紹介するようなシステムを配備していればあるいは防御できたかもしれないと思うと、筆者も人の親である以上、沈鬱で大きな悲しみに包まれてしまうのです。問題があった場合ばかりでない「報告･連絡･相談」がどれだけ重要化ということ、その記録が発注者にもきちんと揃っていて初めて有効だと言うこと。つまり、情報はきちんと伝達されてお互いが同じ意識で取り扱っていてこそ、本当の情報共有であり管理であるという教訓を残しているのです。

　では、早速「エコノミー･メールイン」の具体的な使い方を例示しながら連載企画を進めましょう。
今回は、業務場所が何箇所もある「重要点検箇所」を請負者と発注者が同じ条件で記録をとることについて提案します。もし自治体等の発注者がこの連載をご覧になり、興味をお持ちになった場合は当ホームページ管理者の反田先生を通じてご連絡いただければ、詳細資料をお送りします。もちろん、請負う中小企業の皆さんは自己防衛のためにも是非お勧めします。

「エコノミー･メールイン」を活用した「重要点検箇所」確認ポイント

①　点検前→点検中→点検後→動作確認　一連の作業をデジカメ撮影しメール添付送信（カメラ付携帯も可）。
②　「エコノミー･メールイン」で受信と同時にデータベース化、さらに記録が必要な方に自動転送。
③　上記作業は複数施設･複数業者であっても可。
④　発注者と施設運営者、関係会社などと情報の共有。
⑤　「エコノミー･メールイン」でDB化してある施設図面などにリンク保存

メール添付画像を自動的に右枠内のDBに振り分け、点検対象のポンプに関連するファイルがリンクされています。この事例は、機械室内の点検結果に関連ファイルのリンクが生きた記録として利用されていることを表しています。もちろんカメラつき携帯からのメール送信の場合も自動受信･分類し、同様にリンクを張ることができます。

　データベース化といっても、パソコンでの作業はとても簡単です。②にあるように、「エコノミー･メールイン」の場合送信されたデータは、すべて自動的にDB分類されますので、平常の業務推進者は①と⑤の作業だけが新しい作業になります。とはいっても、基本的にこれまでの作業でも①のような写真記録は行っていたわけですから、事実上増える作業はメール送信すると言うことぐらいです。
送信されたメールは、「エコノミー･メールイン」で受信と同時にあらかじめ設定してある関係者に自動転送されます。できれば、関係者各位にも「エコノミー･メールイン」をお持ちいただき、同様にDB化すれば情報共有という意味で最善の「重要点検箇所」確認につながるのですが。
⑤のリンク保存と言う作業が、画面にあるように「図面や写真の好きな場所に関連するファイルをリンクしておく」ことです。これは現場の状況や、図面･写真の関係がわかっている技術者の仕事になるわけですが、作業としては1~2分程度で済んでしまいます。
社内にあっては、報告書や関係文書の記録など「点検」後の関連書類は沢山あるはずです。これまでは、すべてペーパーにして分厚いファイルに綴じこんでというのが一般的でした。わざわざ製本された図面を縮小コピーし、関係する場所にマーキングして、報告書や関連写真と一緒に綴じこみ、キャビネットを占領していたはずです。しかも、その記録を探すことが一仕事であると言う具合に、記録が古くなればなるほど、施設が大きな場合や複数ある場合などなお大変なので、ついおざなりになっていたのではないでしょうか。
「点検」を重要なこととして意識し、誰もが確認できるデータベース化することが生きた資産管理につながり、ひいては安全安心の施設管理を約束するのです。見て確認するデータベース「エコノミー･メールイン」が、その実現に役立ちます。　　　　　　　　　　　　

2006.10.06：aconomi：count(773)：[メモ/中小企業こそデータベースを]
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